Wandelend vergaderen is niet alleen leuk, het werkt écht

Een betere gezondheid, meer creativiteit en een frisse geest: er zijn genoeg redenen om af en toe wandelend te vergaderen. Maar hoe zorg je dat mensen het ook écht gaan doen? Tien jaar geleden beet Martine de Vaan zich vast in het fenomeen, doopte het 'weeting', schreef er een boek over – Walk Your Meeting – en maakte het haar missie om organisaties en deelnemers van bijeenkomsten aan het lopen te krijgen. ‘Je moet het heel goed faciliteren, anders blijft het bij een leuk idee.’

Martine de Vaan praat niet alleen over wandelend vergaderen, ze doet het ook. Op evenementen, bij overheidsorganisaties, met kleine teams en bij grote bedrijven. Ze ontwikkelde formats, routes, handleidingen en testte eindeloos wat wel en niet werkt. Inmiddels zijn er zestig weetingroutes beschikbaar, wandelroutes speciaal bedoeld voor meetings. En ze traint eventprofessionals en workshopleiders om het goed toe te passen. Want, zo zegt ze: "Als je mensen gewoon maar zegt: 'Ga maar lopen en praten', werkt het niet. Je moet het organiseren en logisch inbouwen in de dag."

De diepte in

Ook steeds meer events bouwen de mogelijkheid in van een workshop of lezing in de buitenlucht. Een veelgehoorde zorg bij eventorganisatoren: 'Als we mensen naar buiten laten gaan, raken we ze kwijt'. Martine snapt dat, maar ziet ook kansen: "Juist als je het goed organiseert, wordt het een krachtig onderdeel van het programma. Denk aan een netwerkwandeling van het station naar locatie wat ik regelmatig doe. Of een workshop waarbij je eerst tien minuten input krijgt in een zaal en daarna buiten in tweetallen het onderwerp uitdiept. Je hebt dan - letterlijk en figuurlijk - meer ruimte voor een goed gesprek."

De Vaan paste deze aanpak al toe op evenementen als de Dag van de Stad en het Voetgangerscongres. "Bij die laatste is het inmiddels een vast onderdeel: een blok met wandelworkshops. Het is geen excursie met alleen maar luisteren, het draait echt om interactie tussen deelnemers over een inhoudelijk onderwerp. Als je het goed doet, gaan mensen met meer focus en energie het volgende deel van het event in."

MBA-onderzoek

Tijdens haar onderzoek als onderdeel van haar MBA aan Nyenrode Universiteit naar hoe je wandelend vergaderen tot een succes kan maken, ontdekte Martine drie contexten waar dit succesvol kan plaats vinden. "De eerste is - leuk om hier te vertellen - events! Dat is bij uitstek een moment dat mensen open staan voor iets nieuws, en het kunnen ervaren. Daar hoeven ze het niet zelf te bedenken of plannen, het wordt voor ze geregeld. Als het dan ook nog productief is en prettig voelt, hebben ze later sneller de neiging om het zelf ook te proberen."

De tweede context is de werklocatie of campus. Goede faciliteiten maken het verschil. "Zorg dat er routes zijn, dat het makkelijk te doen is vanaf de locatie, dat mensen weten waarheen en hoelang. Een simpele kaart met een route van dertig minuten is essentieel. En geef aan of je met twee of drie mensen naast elkaar kunt lopen. De meeste mensen willen niet zelf op zoek naar een geschikte route, die willen gewoon een blaadje of appje en gaan."

'Een event is bij uitstek een moment dat mensen open staan voor iets nieuws, en het kunnen ervaren'

De derde context is de organisatie. Die kan zorgen voor verankering in het organisatiesysteem. "Dat betekent: zorg dat het in vaste overlegstructuren zit. Bijvoorbeeld dat wandelwerkvormen vanzelfsprekend gebruikt worden bij de onboarding van nieuwe medewerkers, en dat er aandacht is voor hoe je wandelend overleg inzet,  dat kennismakingsgesprekken bij een organisatie standaard wandelend zijn, tenzij het niet anders kan. Manager-medewerker gesprekken zijn ook heel geschikt om lopend te doen. Als managers het normaal maken, volgen anderen vanzelf."

Werkt anders dan je denkt

Toch blijft het voor veel mensen een drempel. "Ze denken: 'Leuk, wandelen, maar werkt dat wel?’", zegt De Vaan. "Wat mensen moeten ontdekken is dat het niet alleen leuk of gezond is, maar dat het ook productiever is. Je zit niet tegen elkaar aan te praten in een zaaltje, je beweegt, je krijgt zuurstof, je denkt beter na. Het is echt bewezen effectief."

'Ook solo kun je wandelend vergaderen – met jezelf'

Dat ontdekte ook haar eigen partner, die als onderzoeker regelmatig thuiswerkt. "Hij had geen zin om het steeds uit te leggen aan mensen, maar wilde het zelf wel proberen. Hij begon tienminutenrondjes te doen, als hij vastzat bij het schrijven of juist met iets nieuws moest beginnen. Inmiddels zit hij op gemiddeld drie keer per dag tien minuten lopen in een thuiswerkdag. Hij merkte dat hij sneller op ideeën kwam en veel helderder terugkwam. Het hielp hem. Dus ook solo kun je wandelend vergaderen – met jezelf."

Van keynote tot wandelworkshop

De Vaan experimenteerde met allerlei vormen. "Mijn favoriet? De Weeting met de Keynote. Elk congres heeft wel een keynote speaker en direct na de lezing plan je een wandelworkshop in met de keynote speaker. Dan stelt de spreker aan het begin, aan de hele groep, een aantal vragen, en gaan de deelnemers in groepjes lopend in gesprek over deze vragen. Halverwege en als afsluiting roep je ze bij elkaar om bevindingen uit te wisselen."

"Je krijgt dan veel diepere gesprekken dan wanneer mensen alleen luisteren en na afloop van een lezing drie vragen mogen stellen. En je geeft iets terug aan die spreker, zij waarderen dit ook, is mijn ervaring."

Ze traint inmiddels ook andere facilitators om wandelworkshops goed te begeleiden. "Want het lijkt simpel, maar als je mensen zonder voorbereiding naar buiten stuurt, is de helft nog zijn jas vergeten of moet naar de wc. Je moet het goed timen en communiceren, zeggen: we starten buiten om 11.00 uur, zorg dat je er dan bent, mét jas, na de wc. Dan pas werkt het." Er zijn nu verspreid over het land al zo’n veertien facilitators en trainers.

Kleine stappen, grote impact

Wat als je dit wil toepassen in je eigen organisatie of event? Martine adviseert om klein te beginnen. "Kies één overleg waarvan je zegt: dit kan ook lopend. Bijvoorbeeld een terugkerend overleg met een collega. Zorg dat je de route kent, zet het startpunt in je agenda bij 'locatie' en probeer het gewoon." 

Voor eventprofessionals geldt hetzelfde. "Begin met een klein moment in het programma, bijvoorbeeld een reflectiewandeling na een keynote, of een netwerkloop aan het begin van de dag. En zorg voor begeleiding. Als mensen ervaren dat het werkt, willen ze meer."

Martine’s droom: het nieuwe normaal

Haar droom? Dat wandelend vergaderen net zo normaal wordt als zitten. "Niet omdat wandelen leuk is, maar omdat het beter werkt. Ik wil dat organisaties hun vergadercultuur herzien, dat er standaard opties zijn om buiten te overleggen, dat nieuwe medewerkers dit meteen meekrijgen. En dat events wandelend werken inzetten als serieus onderdeel van het programma."

En voor de twijfelaars heeft Martine nog één laatste tip: "Denk niet dat je nu opeens álles lopend moet doen. Het gaat erom dat je bewust kiest: wat kan anders? Wat wordt er beter van als we even bewegen? Daar begint het mee."