‘AI is een collega geworden’

AI-modellen die scherpe vragen voorbereiden, digitale sidekicks die direct social posts produceren, een bot die weet hoe laat de crewlunch begint en tools die feilloos het sentiment in de zaal peilen. Drie voortrekkers vertellen hoe zij AI niet langer als spannend experiment zien, maar als vaste collega: dagvoorzitters Ronnie Overgoor en Tom Jessen, én AI-specialist Wytze de Haan delen hun visie én praktijkervaring.

Scherpe vragen

AI wordt nu al intensief gebruikt in de voorbereiding van congressen. Overgoor: "In mijn rol als dagvoorzitter gebruik ik AI als creatieve assistent. Ik gooi eerdere interviews van een spreker in GPT en vraag: wat zijn scherpe vragen die ik kan stellen? Het helpt me snel tot nieuwe invalshoeken te komen."

Jessen ziet dat AI helpt bij het beter begrijpen van de zaal: "Je wil als dagvoorzitter weten wat er leeft en AI helpt om uit eerdere sessies of feedback patronen te halen."

Daarnaast helpt AI bij het structureren van een congresdag. AI-modellen kunnen suggesties doen voor sprekers op basis van het profiel van bezoekers of eerdere evaluaties analyseren om het programma voor een volgende editie te optimaliseren. 

Scribblin Simone

De Haan, Head of AI bij Denkproducties, noemt de toepassing van AI in het productieproces cruciaal. DenkProducties ontwikkelde ‘Scribblin Simone’, een eigen GPT die blogposts schrijft op basis van de livestream-audio. 

"Onze redacteur kreeg na elke keynote een mp3-bestand binnen en binnen drie minuten stond er een eerste versie van een artikel klaar, inclusief SEO-optimalisatie. Zij hoefde alleen nog de laatste redactie te doen", vertelt De Haan. 

 

 

'Binnen drie minuten stond er een eerste versie van een artikel klaar'

Wytze de Haan

 

 

 

 

Een verrassend bijeffect van het werken met AI is dat het mensen ook anders laat nadenken over hun eigen vak. Wytze de Haan merkte dat bij redacteur Ilse: "Zij keek niet alleen naar de output, maar kreeg ook inzicht in hoe de tool tot die output kwam. Zo ontdek je dat je door heldere en specifieke instructies te geven wel degelijk teksten kun genereren die een basis kunnen vormen voor een artikel."

Realtime vertaling

Ook tijdens de congresdag zelf krijgt AI een steeds grotere rol. Ronnie Overgoor noemt realtime vertalingen als een praktische toepassing. "Er is een app gekoppeld aan het zaalgeluid die in realtime ondertitels toont op je telefoon, in de taal die jij kiest. Voor doven of anderstaligen is dat fantastisch. Je kan daardoor natuurlijk mensen uit de hele wereld betrekken bij een event."

Daarnaast zijn AI-modellen in staat om automatisch samenvattingen en takeaways te maken van keynotes en panels. "Ik krijg aan het einde van de dag vaak de vraag of ik nog een wrap-up wil doen", zegt Overgoor. "Met AI kan ik dat veel beter onderbouwen. Je hebt dan in één oogopslag de belangrijkste inzichten uit de hele dag die je kan presenteren."

Gezichtsuitdrukkingen analyseren

Tom Jessen schreef op LinkedIn recent over een AI-tool die via camera’s gezichtsuitdrukkingen van het publiek analyseert. "In Amerika gebeurt dat al op beurzen. Je kunt dan realtime zien hoe het publiek reageert: zijn ze geboeid, verrast, verveeld? Het is een manier om objectievere feedback te krijgen dan met smiley-buttons of enquêtes. In Europa stuit je wel op privacywetgeving, maar als experiment is het zeer waardevol."

 

 

'Je krijgt objectievere feedback dan met smiley-buttons of enquêtes'

Tom Jessen

 

 

 

Volgens Jessen zijn veel congressen nog ingericht als hoorcolleges, terwijl het publiek steeds meer waarde hecht aan interactie en persoonlijke relevantie. "Een dagvoorzitter is geen presentator die het programma afdraait, maar iemand die verbinding maakt met de zaal. AI kan daarbij helpen, door bijvoorbeeld suggesties te geven over welke vragen relevant zijn of welke thema’s leven bij het publiek."

Hij stelt dat AI ook verandert hoe bezoekers naar congressen kijken. "Als je aan het einde van de dag met AI een wrap-up maakt waarin je álle break-outs kunt samenvatten, dan verhoog je de lat. Mensen verwachten steeds meer overzicht, personalisatie en relevantie. Dat kan spannend zijn, maar ook een kans om jezelf als organisator te onderscheiden."

LinkedIn-posts uit de zaal

AI kan, zoals gezegd, prima content genereren tijdens het event. "Ik zie wel een toekomst waarin een AI-assistent al tijdens de keynote LinkedIn-posts maakt", zegt Overgoor. "Zodra de spreker klaar is, staat er een goede samenvatting online."

 

 

'Het is alsof ik een redactie van vijf man achter me heb zitten'

Ronnie Overgoor

 

 

 

 

Overgoor ziet daarin zelfs een soort redactie ontstaan op de achtergrond. "Ik heb een eigen GPT gebouwd die automatisch mijn YouTube-teksten genereert. Hij kent mijn tone of voice, mijn formats, mijn stijl en maakt teksten die het goed doen. Dat scheelt me echt enorm veel tijd. AI is echt een collega geworden tegenwoordig, het is alsof ik een redactie van vijf man achter me heb zitten."

Overgoor fantaseert hardop over een AI-sidekick op het podium. "Stel, ik interview een spreker en ik kan na afloop zeggen: Mike, wat vond jij ervan? en dat AI dan zegt: ‘Ik hoorde dat de spreker vaak het woord duurzaamheid gebruikte, maar daar geen concrete voorbeelden bij gaf’. Dat voegt echt iets toe aan het gesprek."

Draaiboek Donna

Bij DenkProducties bouwen ze AI-assistenten met namen als - we hadden er eerder al over -‘Scribblin Simone’ en ‘Draaiboek Donna’. Die laatste is een AI-agent die alle crewvragen beantwoordt over het draaiboek.

"Donna weet alles over opbouwtijden, crewlunches en sprekersschema’s", zegt De Haan. "Ze is 24/7 bereikbaar via WhatsApp of telefoon. Daarmee ontlast je het productieteam enorm want dat kostte echt enorm veel tijd om al die vragen te beantwoorden." 

De kracht zit volgens De Haan in het co-creëren. "AI doet het niet voor je, maar met je. Het geeft suggesties, biedt snelheid en structuur, maar de eindbeslissing en creativiteit blijven bij de mens."

Repeterende processen

Ook na afloop is AI van waarde. Jessen: "Laat een model alle evaluaties en feedback analyseren. Wat vonden bezoekers nuttig? Waar liepen ze op leeg? AI kan aanbevelingen doen voor de volgende editie."

"Volgens De Haan zit de grote winst in repeterende processen: "Je kunt AI inzetten voor het maken van samenvattingen, checklists, aanbevelingen voor het volgende jaar. Maar ook om alle ingestuurde vragen tijdens break-outs te clusteren, of om samenvattingen te maken voor iedereen die een sessie gemist heeft."

Taskforce opbouwen

Wat alle drie de experts benadrukken: AI is geen bedreiging, maar een uitbreiding van je team. Overgoor: "Als je denkt dat de mens geen waarde meer toevoegt, moet je stoppen. Maar zolang je de techniek omarmt en zelf regie houdt, is het juist een verrijking."

Tom Jessen noemt het boek Co-intelligentie, dat is uitgegeven door Alexander Klöpping een eyeopener. "Het laat zien dat de kracht juist zit in de samenwerking tussen mens en machine. AI moet geen gimmick zijn, maar een collega die jou beter maakt." 

De Haan benadrukt dat we nu moeten experimenteren. "Je hoeft het niet perfect te doen. Zet een AI-taskforce op binnen je organisatie, probeer dingen uit, leer van wat werkt. Alleen zo bouw je aan de vaardigheden die je over een paar jaar onmisbaar maken."

Durf en regie

Alle drie zijn ze het erover eens: AI biedt grote kansen voor de congreswereld, maar het vraagt wel om regie en durf. 

"Veel organisatoren kijken nog de kat uit de boom", zegt Jessen. "Ze vinden het wel interessant, maar durven niet echt te experimenteren. Terwijl het publiek juist positief verrast is als je iets nieuws probeert."

De Haan raadt organisaties aan om tijd vrij te maken voor innovatie. "Wacht niet tot alles perfect is, maar leer door te doen. Alleen dan ontdek je wat echt werkt. AI is een collega die nooit moe is, die je helpt reflecteren, samenvatten en vooruitkijken. Mits je hem goed aanstuurt."

Ook Overgoor benadrukt het belang van ‘gewoon beginnen’. "Je hoeft het niet meteen perfect te doen. Begin met iets kleins …laat AI één LinkedIn-post maken, of een video beschrijven. Als dat werkt, kun je altijd opschalen. Maar niks doen omdat het nog niet perfect is? Dan mis je de boot."